e-Defter Çözümleri

e-Defter Uygulaması

e-Defter uygulaması , Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden sadece yevmiye ve kebir defterini içeren ve bu iki defterin, oluşturulması, kaydedilmesi, saklanması ve gerekiyorsa ibraz edilmesini sağlayan sitemdir. e-defter kullanımının koşulları tüzel kişiler için mali mühür sahibi olmak, gerçek kişiler için elektronik imzaya sahip olmak ve bir uyumlu yazılım satın almış olmaktır.

Uyumluluk onayları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından verilmekte olup, ERP bağımlı ve ERP bağımsız olmak üzere iki türdür. e-Defter başvuruları Gelir İdaresi Başkanlığı’nın www.edefter.gov.tr sitesinden online olarak yapılmaktadır. e-Fatura’ya zorunlu olarak geçiş yapan tüm firmalar aynı zamanda e-Defter’e de zorunlu olarak geçiş yapmaktadırlar. e-Defter işleyişinde kullanıcılar muhasebe programına kaydettikleri ve yevmiye maddelerini içeren data dosyalarını sisteme yüklerler. Sistemde öncelikle bazı kontrollerden geçen bu datalar, aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu şematron kontrollerinden de geçmektedir. Tüm bu kontrollerden başarıyla geçen defterler, öncelikle kullanıcının bilgisayarına taktığı mali mühür ile imzalanır. Gerekli beratlar Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilir. Defter kayıtları kesinlikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmez. Sadece beratlar gönderilir. Beratlar üzerinde, firma bilgileri, muhasebeci bilgileri, deftere ilişkin bilgiler ve sadece imza değerleri yer almaktadır. Defterler aylık dönemler halinde oluşturulurlar. Herhangi bir aya ait defterin içinde, bir ay önceki ya da bir sonraki aya ait kayıtların yer alması söz konusu değildir. İstenmesi halinde bir ayın belirli bir kısmını kapsayan kısa dönem defterler de oluşturulabilir. Aynı şekilde kağıt ortamında şubede defter oluşturan firmalar, e-Defter de tercih etmeleri halinde şubede defter oluşturmaya devam edebilirler. Şubede defter oluşturulma konusunda önemli noktalardan biri de, merkez ve şubelerin farklı muhasebe programları kullanması durumunda, seçilecek olan uyumlu yazılımın mutlaka, ERP bağımsız olması gerekmektedir.

e-Defter uygulaması yevmiye ve kebir defterlerine bir standart getirmektedir. Örneğin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu sekiz tür belge tipi e-Defterlerimizde belge türü olarak kullanılmak zorundadır. Temel ilke olarak her bir belge ayrı bir yevmiye maddesinde kaydedilmekle birlikte, e-Arşiv’e geçen kullanıcılar için aynı zamanda çek bordrolarının, senet bordrolarının ya da z raporlarının toplu şekilde kaydedilmesini sağlayan kolaylıklar mevcuttur.